Virtualni asistent i sve o njemu

Sve što ste željeli znati o virtualnim asistentima (a niste se usudili pitati)

Virtualni asistenti su prije svega stručnjaci koji klijentima pružaju podršku online, a mogu imati ključnu ulogu za vaše poslovanje. 
Njihova svrha je pojednostaviti vaše poslovne procese i radne zadatke, te pomoći uštediti vrijeme i novac.

Prema najnovijem istraživanju, preko 77% njih je visokoobrazovano, a čak 95% čine žene.

Virtualni asistenti mogu biti online tajnice, ali i puno više od toga.
Ne kuhaju kave ni uživo ni online, ali zato za klijente rade raznovrsne administrativne poslove od kojih su najčešći:

  1. Izrada ponuda i računa
  2. Organizacija sastanaka i putovanja
  3. Istraživanje tržišta
  4. Pisanje mailova i druga poslovna korespondencija
  5. Unos podataka i vođenje evidencije

no i ostale bez kojih bi poslovanje u današnjim uvjetima bilo nezamislivo, a to su:

  1. Vođenje društvenih mreža
  2. Pisanje bloga
  3. Pružanje usluga korisničke podrške
  4. Email Managament
  5. Upravljanje web stranicom
  6. Upravljanje web shopom

Zbog čega poduzetnici oklijevaju angažirati virtualnog asistenta?

Razloga ima više, a jedan od najčešćih je strah i to strah od više scenarija, tipa:

  1. Izgubit ću kontrolu nad poslom
  2. Virtualni asistent će me koštati više nego da zaposlim nekoga na puno radno vrijeme
  3. VA će biti neefikasan i neće kvalitetno obaviti posao ili ga neće obaviti na način na koji bi ja to učinio
  4. Ionako nemam vremena, a sad ću ga dodatno gubiti na delegiranje i uhodavanje virtualnog asistenta

To su sve predrasude kojih se možete riješiti upravo angažiranjem virtualnog asistenta na koje se odlučuje sve više poduzetnika.
Mi virtualni asistenti uopće ne sumnjamo da vi nastojite napraviti najbolje za sebe, no pitanje je koliko se pritom zaista možete posvetiti svojoj primarnoj djelatnosti.
Osim toga, angažiranjem virtualnog asistenta znatno doprinosite poboljšanju kvalitete privatnog segmenta vašeg života jer se oslobađate monotonih i ponavljajućih poslova na koje trošite puno vremena.

Evo nekoliko savjeta kako možete izbjeći eventualne nesporazume sa svojim (potencijalnim) virtualnim asistentom:

  1. Za početak možete delegirati manje zahtjevne poslove ili dogovoriti probni rad na svega par sati kako biste se uvjerili da vaš VA udovoljava zahtjevima koje ste postavili. Pritom nastojte biti maksimalno transparentni kako biste izbjegli možebitne nesporazume.
  2. Iskomunicirajte svaki detalj, pa čak i onaj za koji ste uvjereni da se podrazumijeva jer ono što je vama podrazumijevajuće ne mora nužno biti podrazumijevajuće drugoj strani.
  3. Uvijek imajte na umu da nismo svi isti i samim tim ne funkcioniramo na isti način. Primijenite to naširoko.
  4. Prilikom delegiranja posvetite punu pažnju što jasnijem objašnjenju svakog pojedinog zadatka i nemojte gubiti živce ukoliko vas virtualni asistent zamoli za pojašnjenje ili ponavljanje uputa.

Općenito nastojte biti ugodna i strpljiva osoba jer ćete time privući iste takve suradnike.
Osim toga, nitko ne voli raditi za i sa neugodnim osobama, pogotovo što u sadašnjoj poduzetničkoj renesansi napokon možemo birati društvo.

Što još virtualni asistent može učiniti za mene?

Pojedini virtualni asistenti osim virtualne asistencije nude i usluge osobne asistencije što može podrazumijevati neke od sljedećih usluga:

  1. Osobnu online ili offline kupovinu
  2. Istraživanje destinacija za privatna putovanja i organizacija istih
  3. Odlazak na poštu, FINU i ostale državne institucije s kojima nije moguća online komunikacija
  4. Zakazivanje termina privatnih sastanaka i termina kod liječnika, frizera i sl.

Ajmo onda nabrojati što sve dobivate delegiranjem poslova virtualnom asistentu:

  1. Povećanje učinkovitosti: Delegiranje virtualnom asistentu omogućuje vam da se usredotočite na strateško razmišljanje i ključne zadatke, dok se rutinski zadaci obavljaju za vas.
  2. Pristup specijaliziranim uslugama: Virtualni asistenti mogu pružiti pristup specijaliziranim uslugama koje vam mogu pomoći u vašem poslovanju.
  3. Brzo širenje poslovnih operacija: Angažiranje virtualnog asistenta omogućuje vam brzo širenje vaših poslovnih operacija bez potrebe za dodatnim uredskim prostorom ili opremom.
  4. Smanjeno mikroupravljanje: Virtualni asistent može preuzeti svakodnevne zadatke i smanjiti potrebu za mikroupravljanjem, što vam omogućuje da se usredotočite na važnije zadatke.
  5. 24/7 korisnička podrška: Virtualnog asistenta možete angažirati za pružanje korisničke podrške 24 sata dnevno, 7 dana u tjednu, bez obzira na vašu lokaciju ili radno vrijeme.

To je naravno samo mali dio benefita koje donosi angažiranje virtualnog asistenta.

Što treba uzeti u obzir prilikom odabira virtualnog asistenta kako biste donijeli informiranu odluku?

 Evo nekoliko korisnih savjeta koji vam mogu pomoći pri odabiru pravog virtualnog asistenta:

  1. Razumijevanje vaših potreba: Prije nego što krenete u potragu za virtualnim asistentom, važno je da razumijete svoje potrebe. Definirajte zadatke i usluge koje želite da vaš virtualni asistent obavlja kako biste mogli pronaći osobu s odgovarajućim vještinama i iskustvom.
  2. Provjerite reference: Kada razgovarate s potencijalnim virtualnim asistentima, provjerite njihove reference. To će vam pomoći da steknete uvid u njihovo prethodno iskustvo i zadovoljstvo klijenata.
  3. Odredite njihovu specijalizaciju: Razmislite o području u kojem trebate pomoć i potražite virtualnog asistenta koji ima iskustva ili specijalizaciju u tom području. Na primjer, ako vam je potrebna pomoć u marketingu, potražite virtualnog asistenta s marketinškim vještinama.
  4. Sastanak s potencijalnim kandidatima: Ako je moguće, organizirajte sastanak s potencijalnim kandidatima kako biste ih bolje upoznali i procijenili njihovu komunikacijsku sposobnost i profesionalnost.
  5. Dostupnost: Razgovarajte s potencijalnim virtualnim asistentom o njegovoj dostupnosti i radnom vremenu. Važno je da pronađete osobu koja će biti dostupna kad vam je najpotrebnija.

Ovo su samo neki od faktora koje možete uzeti u obzir pri odabiru virtualnog asistenta. Važno je da prilagodite svoj izbor vlastitim specifičnim potrebama i uvjetima poslovanja.

Koliko će me koštati virtualni asistent?

U Hrvatskoj virtualni asistenti naplaćuju između 15 i 45 EUR/h, ovisno o specifičnosti potreba vašeg projekta, ali i kvalifikacijama i razini stručnosti virtualnog asistenta kojeg angažirate.
Važno je napomenuti da delegiranje virtualnom asistentu predstavlja znatnu uštedu jer nema klasičnog zapošljavanja, a samim tim ni plaćanja doprinosa i ostalih davanja koja podrazumijeva radni odnos budući da su virtualni asistenti samozaposlene osobe.
Dakle, plaćat ćete samo obavljen posao prema specifikaciji utrošenih radnih sati koje je virtualni asistent dužan priložiti uz račun.

PODIJELI

Najnoviji postovi